Interview in der tschechischer Fachzeitschrift „Öffentliches Auftragswesen in der Praxis"

Basierend auf einer politischen Entscheidung für eine umfassende Reform des öffentlichen Beschaffungswesens wurde 2001 ein Bundesgesetz zur Gründung der Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG) als zentrale Beschaffungsstelle (CPB) erlassen. Die BBG wurde als 100-prozentige staatliche Non-Profit-GmbH gegründet. Die damals definierten Hauptziele waren die Optimierung der Preise für Waren und Dienstleistungen durch Skaleneffekte, die Effizienz der Verwaltung durch Standardisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse, die Steigerung der Qualität durch erhöhte Kompetenz und Professionalisierung sowie die Freisetzung von Ressourcen für die Ministerien.

Ein Erlass des Finanzministeriums legt fest, welche Waren und Dienstleistungen über die zentrale Beschaffungsorganisation zu beschaffen sind, und die Nutzung der vorgesehenen Rahmenverträge ist für die Bundesverwaltung obligatorisch. Andere öffentliche Auftraggeber können sich auf frei-williger Basis an den Rahmenvereinbarungen und Dienstleistungen beteiligen. In der Regel werden Lieferungen und Zahlungen direkt zwischen Lieferanten und anforderndem öffentlichen Auftraggeber vereinbart.

Die wichtigsten Herausforderungen, denen sich die BBG zu Beginn stellen musste, waren vielfältig. Die Organisation musste klassische Start-up-Herausforderungen meistern und Vertrauen bei Kun-den und Wirtschaftsakteuren aufbauen. Vor allem die bestehenden Beschaffungseinheiten befürchteten einen Verlust an Einfluss im Einkauf und den Verlust von Arbeitsplätzen. Der Lieferantenmarkt zeigte sich besorgt über die Bündelungsanforderungen im Hinblick auf die bestehenden Marktstrukturen im Allgemeinen. Daher begannen die Beschaffungsaktivitäten und Ausschreibungsverfahren schrittweise.

Neben dem politischen Willen war ein starkes Projektmanagement in den drei Hauptphasen des Aufbaus von entscheidender Bedeutung: 

1. Bewertung des Status quo und Sammlung von Daten; 
2. konzeptionelle Arbeit und 
3. Umsetzungsarbeit.

Um effizient und effektiv zu arbeiten und alle Anforderungen des Beschaffungscontrollings und -monitorings zu erfüllen, war schon früh klar, dass die Organisation technische E-Procurement-Tools benötigt. Diese sollten die operativen Prozesse zwischen der BBG als Auftraggeber, den aus Rahmenverträgen abrufenden Vergabestellen und den Lieferanten unterstützen. Die BBG investierte ab 2005 in ein umfassendes elektronisches Beschaffungsportal, den BBG e-Shop, und eine umfassende Systemlandschaft zur Verwaltung ihrer Rahmenverträge und ihrer Kunden sowie Lieferanten.

Seit ihrer Gründung im Jahr 2001 hat die BBG mehr als zwei spannende, herausfordernde und alles in allem sehr erfolgreiche Jahrzehnte erlebt. Dabei hat sie sich von einem reinen "Auftragsentwickler" zu einem modernen Dienstleister und Lösungspartner mit hohem Qualitätsanspruch im Interesse der öffentlichen Hand und der österreichischen Wirtschaft entwickelt.

Wir leben unsere Rolle als Bindeglied zwischen öffentlichem und privatem Sektor mit voller Überzeugung und tragen zur weiteren Professionalisierung des öffentlichen Auftragswesens bei. Die BBG meistert die Herausforderungen des Vergaberechts nicht nur in der täglichen Arbeit, sondern spielt auch eine wichtige Rolle bei der Erreichung strategischer Ziele auf nationaler und EU-Ebene.

In ihrem Dienstleistungsverständnis sieht sich die BBG beispielsweise als Enabler des aktuellen Regierungsprogramms, in dem mehr als hundert relevante Anknüpfungs- und Umsetzungsthemen identifiziert wurden, und damit in ihren strategischen Zielen bestätigt, den eingeschlagenen Weg in der Beschaffung für die Republik Österreich weiterzugehen.

Dieser Erfolg spiegelt sich auch in unseren Kennzahlen für das Jahr 2022 wider:

Insgesamt wurde ein Beschaffungsvolumen von rund 2,9 Milliarden Euro aus den BBG-Rahmenverträgen abgerufen. Rund 1.250 Lieferanten liefern Waren und erbringen Dienstleistungen für mehr als 2.500 öffentliche Auftraggeber, die die Leistungen der BBG in Anspruch nehmen. Der Anteil der KMU unter den Lieferanten liegt bei 78%.

Auf europäischer Ebene ist beispielsweise das Public Procurement Excellence Programm (PPE - Public Procurement Excellence (bbg.gv.at)) zu nennen - das erste umfassende europäische Trainingsprogramm für Beschaffungsexpertinnen und -experten aus zentralen Beschaffungsstellen, das seit 2018 bereits dreimal von der BBG und der WU Executive Academy erfolgreich durchgeführt wurde. In diesem Zusammenhang sind wir stolz, dass die Europäische Kommission dem Unternehmen in Kooperation mit der WU Executive Academy ihr Vertrauen geschenkt hat. Es unterstreicht die anerkannte Rolle der BBG bei der Umsetzung der strategischen Ziele zur weiteren Professionalisierung der öffentlichen Beschaffung.

Der wichtigste Garant dafür sind unsere hoch motivierten, kompetenten und engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen, die sich den Herausforderungen erfolgreich stellen und vor allem eines wollen: Lösungen schaffen!
 

Die BBG ist der Lösungspartner in Beschaffungsfragen für Ministerien, Länder, Städte und Gemein-den sowie für ausgelagerte Bundesorganisationen, Hochschulen, Gesundheitseinrichtungen und Feuerwehren.

Die Kernleistungen sind die Bereitstellung von Rahmenverträgen und das entsprechende Management dieser Verträge einschließlich eines Vertrags- und Qualitätsmanagements. Eine Zusammenarbeit mit der BBG ist einfach, schnell und unbürokratisch. Wir bringen unser kaufmännisches, technisches und juristisches Wissen ein und führen Vergabeverfahren für unsere Kunden durch. Dadurch erhalten die Kunden beste Konditionen, die Prozesskosten werden reduziert und sie profitieren von vergaberechtlicher Sicherheit. Die BBG bietet auch individuelle Beschaffungsdienstleistungen für spezielle Anforderungen an, die nicht durch das Standard-Produkt- und Dienstleistungsportfolio der BBG 
abgedeckt werden.

Ein weiterer Bereich ist die Bereitstellung einer umfassenden und integrierten Landschaft von E-Procurement-Lösungen und elektronischen Werkzeugen. Mit diesen Lösungen gewährleisten wir einen transparenten und effizienten elektronischen Beschaffungsprozess für öffentliche Auftraggeber und Lieferanten und runden damit unser Profil als intelligenter Beschaffungsdienstleister ab.

Darüber hinaus ist die BBG ein zentraler Akteur in Österreich, wenn es um die Umsetzung strategischer Beschaffungsthemen im Bereich Innovation und Nachhaltigkeit geht. Im Auftrag der zuständigen Ministerien wurden bei der BBG zwei zentrale Servicestellen und Kompetenzzentren eingerichtet: die Innovationsfördernde öffentliche Beschaffung und die Plattform für den Österreichischen Aktionsplan für nachhaltige öffentliche Beschaffung. Beide bieten umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Kommunikation, Bildung, Projekte und Beratung an. Gleichzeitig bringen sie eine Vielzahl von Stakeholdern zusammen und unterhalten ein breites Netzwerk an relevanten Akteuren aus der öffentlichen Verwaltung, Wirtschaft, Forschungseinrichtungen, NGOs, Interessensvertretungen und vielen anderen Bereichen. Die BBG bietet sowohl öffentlichen Auftraggebern als auch Wirtschaftsteilnehmern eine eigene Helpdesk-Funktionalität für beide Themen an.
 

Ja, wir hatten die Gelegenheit, einen ersten Einblick in die tschechische Umwelt zu bekommen. Auf Einladung des tschechischen Ministeriums für regionale Entwicklung hatten wir die Ehre eines persönlichen Austauschs mit Minister Ivan Bartoš. Darüber hinaus hatten wir die Gelegenheit, einen ganztägigen Workshop mit relevanten tschechischen Stakeholdern zu konzipieren und zu leiten, um Erfahrungen mit zentralisierter und kollaborativer Beschaffung in Österreich und der EU auszutauschen und Herausforderungen innerhalb der tschechischen öffentlichen Beschaffungslandschaft und der einzelnen Organisationen zu diskutieren.

Während dieser Treffen und unseres laufenden Austauschs habe ich erfahren, dass in der Tschechischen Republik der politische Wille zur Reform des öffentlichen Auftragswesens vorhanden ist. Dies ist eine sehr gute Grundlage für einen solchen Transformationsprozess. Der Begriff "Transformationsprozess" impliziert bereits eine der größten Herausforderungen: die Bewältigung des Wandels, der sich auf verschiedenen Ebenen der Beteiligten vollzieht. Auf der einen Seite stehen die öffentlichen Auftraggeber und auf der anderen Seite die Markt- und Wirtschaftsteilnehmer. Auch die politische Ebene und die Regulierungsbehörden sind betroffen. Daher sind eine frühzeitige Einbindung und eine offene Kommunikation aller relevanten Interessengruppen wichtig. Insbesondere die öffentlichen Auftraggeber und der Markt werden Ängste und Bedenken haben, und Sie müssen ihnen Raum geben, diese zu artikulieren und Vertrauen aufzubauen. Es ist wichtig, den Wert des kollaborativen Ansatzes aufzuzeigen und zu erklären und die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines neuen Systems zu umreißen. Meine Empfehlung ist, den persönlichen Aus-tausch fortzusetzen und physische Treffen, Plattformen oder Roadshows zu nutzen - hinter einer Organisation stehen immer Menschen! Dies gilt sowohl für die öffentlichen Auftraggeber als auch für die späteren Wirtschaftsteilnehmer. Transparenz und Vertrauensbildung sind das A und O! Und da wir uns in der Welt des öffentlichen Auftragswesens bewegen, sollten Sie eine frühzeitige Bewertung der rechtlichen Beschränkungen oder der Notwendigkeit einer Anpassung der Rechtsgrundlage nicht vergessen.
 

Die aktuelle Verteilung unseres Abrufvolumens zwischen unseren Pflichtkunden (Bundeskunden) und den übrigen öffentlichen Kunden zeigt das Vertrauen, die Professionalisierung und die erfolgreiche Arbeit unserer Organisation: 58% des Abrufvolumens entfallen auf die Kunden, die nicht verpflichtet sind, unsere Dienste in Anspruch zu nehmen.

Die Motivation ergibt sich aus dem Nutzen, den wir als BBG für die öffentliche Hand generieren. Das sind zum Beispiel ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, die zeitnahe, quantitative und qualitative Verfügbarkeit von Aufträgen, die Sicherheit des Bundesvergaberechts und weitere Vorteile wie die Bereitstellung eines Vertragsqualitätsmanagements und die Beratung während des Vertragslebenszyklus, die Bereitstellung von E-Procurement-Lösungen, die Expertise und Berücksichtigung von Kriterien für eine nachhaltige und innovative Beschaffung sowie ein professionelles Customer Care Center.

Von A wie Automobil bis W wie Winterdienst: Jedes Produkt und jede Dienstleistung kann effizient und ressourcenschonend beschafft werden. Bis zu drei Millionen Produkte und Dienstleistungen aus rund 2.000 verschiedenen Rahmenvereinbarungen und Verträgen stehen unseren Kunden im BBG 
e-Shop jederzeit zur Verfügung.

Der BBG e-Shop ist weit mehr als eine einfache Bestellplattform - er ist eine umfassende 
Informations-, Kollaborations-, Transaktions- und Integrationsplattform, die ein ganzes Ökosystem der öffentlichen Beschaffung um sich herum aufbaut.

Als Informationsplattform ermöglicht er es der BBG und den beauftragten Lieferanten, den Kun-den alle erforderlichen Informationen über die abgeschlossenen Rahmenverträge und die dazugehörigen Produkte und Dienstleistungen, ggf. einschließlich elektronischer Kataloge, zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig ist der e-Shop der wichtigste direkte Vertriebskanal für den Lieferanten und zeichnet sich durch eine sehr hohe Datenqualität aus.

Als Transaktionsplattform erleichtert sie das Tagesgeschäft unserer Kunden und bietet einen Single-Point-of-Entry für alle Einkaufsaktivitäten. Sie unterstützt den gesamten Einkaufsprozess und ermöglicht eine entsprechende Überwachung - von der Bedarfsanforderung bis zur genehmigten Bestellung und vom Wareneingang bis zur Rechnung. Unser durchgängiges Dokumentenprotokoll fördert die Übersichtlichkeit, ermöglicht die Nachvollziehbarkeit und hilft bei der Auswertung aller Bestellungen. Für unsere Lieferanten ist der e-Shop der zentrale Kommunikations- und Transaktionskanal zwischen ihnen und unseren über 2.500 öffentlichen Auftraggebern.

Als Kollaborationsplattform ermöglicht es Einkäufern, zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, um gemeinsam komplexe Anfragen und Vergabeverfahren zu bearbeiten, Anforderungen zu sammeln und zu bündeln sowie Vorlagen und Workflows zu verwalten. Sie ermöglicht auch die direkte Kommunikation und den Austausch zwischen Einkäufern und Lieferanten.

Als Integrationsplattform bietet der e-Shop Standardschnittstellen für Stammdaten, Bestellungen, Angebote und viele weitere Dokumente im Bestellprozess, um eine reibungslose Integration in bestehende Kunden- und Lieferantensysteme zu gewährleisten.

Lassen Sie mich Ihnen einen kurzen Überblick über unsere Lösungslandschaft geben:

Der e-Shop ist eine Beschaffungsplattform innerhalb eines Netzwerks von Lösungen im gesamten öffentlichen Beschaffungskreislauf. Alles beginnt im CRM der BBG, dem Customer-Relationship-Management als zentrale Datenhaltung von Stammdaten und Geschäftsbeziehungen. Von hier aus erfolgt die strategische Planung der Ausschreibungen. Über Schnittstellen werden die Ausschreibungen in das E-Tendering-Tool der BBG importiert und auf den entsprechenden Publikationsplatt-formen veröffentlicht. Die Ergebnisse der Ausschreibungen werden zurück in das CRM übertragen. Bei Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder eines Vertrages werden die Ergebnisse an den e-Shop übermittelt. Für die Verwaltung der Kataloge der Lieferanten wird ein integriertes Content Management eingesetzt. Die Lieferanten haben Zugriff auf den e-Shop, laden ihre eigenen Produktdaten hoch und können ihre Kataloge jederzeit aktualisieren. Nach zwei Freigabeschritten stehen die Produkte zum Kauf bereit. Seit 2014 müssen die Rechnungen für die Bundesverwaltung immer in strukturierter elektronischer Form eingereicht werden. Der e-Shop unterstützt auch unsere Lieferanten bei diesem Prozess.
 

Dies sind zwei wichtige Aspekte, wenn es um zentrale und kollaborative Beschaffung geht. Das Gleiche gilt für die Rolle der zentralen Beschaffung in Bezug auf die Innovationsbeschaffung.

Wie bereits erwähnt, haben Sie durch die Zentralisierung von Beschaffungsfunktionen und die Bündelung von Anforderungen potenzielle Auswirkungen auf Märkte und Marktstrukturen, insbesondere auf KMU-Strukturen. Daher sollten diese Aspekte sowohl auf der Ebene der einschlägigen Rechtsvorschriften als auch auf der Ebene der Tätigkeit einer zentralen Beschaffungsstelle berücksichtigt werden.

In Österreich war es äußerst wichtig, faire Chancen für KMU bei der öffentlichen Auftragsvergabe zu gewährleisten, und es wurden spezifische Maßnahmen umgesetzt. Zum einen ist die KMU-Förderung im BBG-Gesetz gesetzlich verankert und die besondere Rolle der KMU-Anbieterstruktur wird angesprochen. Zweitens schreibt das nationale Vergabegesetz die Berücksichtigung von KMU vor. Drittens ist das regionale Los-Splitting im aktuellen Regierungsprogramm verankert. Ein wichtiger Hebel zur Sicherung einer nachhaltigen öffentlichen Beschaffung ist die Berücksichtigung der Regionalität im Rahmen der EU-Vergaberichtlinien. Dazu könnten Reaktionszeiten, Lieferzeiten und/oder die kurzfristige lokale Verfügbarkeit in die Ausschreibungen aufgenommen werden.

Die BBG ermutigt daher KMU nachdrücklich, sich an BBG-Ausschreibungen zu beteiligen. 78% aller BBG-Lieferanten sind KMU. Um sicherzustellen, dass diese bei der Ausschreibung bestmöglich berücksichtigt werden, wird ein eigenes KMU-Kompetenzzentrum eingerichtet, das jedes Vergabe-verfahren begleitet und berät.

Im Bereich der nachhaltigen und innovativen Beschaffung unterstützt die BBG die Umsetzung der nationalen Initiativen und Strategien der Republik Österreich. Mit den beiden zentralen Servicestellen und Kompetenzzentren für innovationsfördernde öffentliche Beschaffung und der Plattform für den Österreichischen Aktionsplan für nachhaltige öffentliche Beschaffung sind die Prinzipien der Nachhaltigkeit und Innovation als Leitprinzipien in unserem Beschaffungssystem verankert. Beide Stellen sind auch voll in die Kernprozesse der BBG integriert, um eine vollständige Berücksichtigung und Umsetzung in unseren Produkt- und Leistungsverzeichnissen und Rahmenverträgen sicherzustellen. Alle Produkte und Dienstleistungen, die bestimmten Nachhaltigkeits- oder Innovationskriterien unterliegen, sind in unserem e-Shop durch entsprechende Merkmale oder Labels gekennzeichnet und können von Kunden leicht gefunden und gefiltert werden.
 

Die BBG setzt auf die Unterstützung der lokalen Versorgungsstruktur. Dort, wo es räumlich oder zeitlich sowie mengen- und typenmäßig am sinnvollsten ist, werden Ausschreibungen auf der klein regionalen Ebene NUTS3 durchgeführt, z.B. durch die Erhöhung des Anteils der lokal zu erbringenden Leistungen in Lieferverträgen.

Ziel ist es, die Chancen von Kleinstunternehmen zu erhöhen, sich ebenfalls an den Ausschreibungen zu beteiligen und Best-Practice-Projekte für die Beteiligung von KMU zu identifizieren. Derzeit führt die BBG auch ein Schwerpunktprojekt zur Lebensmittelbeschaffung durch, das kleine Lieferanten in den Beschaffungsprozess einbezieht.

Neben der Gestaltung und Strukturierung allgemeiner Ausschreibungen wird die BBG auch in anderen Bereichen zum Thema KMU aktiv: Durchführung von Bietermobilisierungen, Zusammenarbeit mit einschlägigen Verbänden, KMU-Diskussion und Informationsaustausch im Rahmen von Veranstaltungen, Teilnahme an Studien sowie Dokumentation und systematische KMU-Berichterstattung.