Die Berechtigungen eines Kontakts werden von der BBG geändert. Bitte schicken Sie hierfür eine E-Mail an support(at)bbg.gv.at. Bitte beachten Sie, dass sich die Person, die Sie als Antraggenehmiger hinterlegen wollen, bereits am BBG-Portal registrieren muss.

Diese Informationen können nicht von Ihnen hinterlegt oder geändert werden. Bitte schicken Sie Ihr Logo und den Unternehmenstext an die E-Mail-Adresse: katalogmanagement(at)bbg.gv.at. Beachten Sie bitte die nachstehenden Anforderungen für das Logo und den Text: 

UNTERNEHMENSLOGO

• Maße mind.: 360 px x 200 px
• Fokus im Zentrum des Bildes

UNTERNEHMENSTEXT

• max. 3500 Zeichen inkl. Leerzeichen und/oder Videolink
• Links und Produktplatzierungen sind unzulässig

Die Bestimmungen hinsichtlich der Nutzung des e-Shops entnehmen Sie dem jeweiligen Rahmenvertrag bzw. der jeweiligen Rahmenvereinbarung. Sie finden die Regelung unter dem Punkt „Nutzung des elektronischen Katalogsystems (e-Shop)“. Bei Unklarheiten steht Ihnen das Vertrags- und Qualitätsmanagement der BBG unter qualitaetsmanagement(at)bbg.gv.at zur Verfügung. 

Sollten Sie zur Erstellung eines Katalogs verpflichtet sein, diese jedoch nicht selbst durchführen wollen, können Sie die Katalogerstellung von der BBG übernehmen lassen. Der Stundensatz dafür ist in der Rahmenvereinbarung festgelegt. Hierzu kontaktieren Sie uns bitte unter katalogmanagement(at)bbg.gv.at.

Alle Informationen zur Katalogerstellung finden Sie  hier.

Nein, es ist nicht ausreichend ein Katalogfile für alle Lose zu erstellen. Pro gewonnenem Los muss ein Katalogfile zur Verfügung gestellt und importiert werden.
Sie finden im Content-Bereich des e-Shops pro Los eine Kataloghülle in der Katalogübersicht.

Nach dem erfolgreichen Import und Freigabe des Kataloges, erfolgt die Liveschaltung. Sie werden automatisch per E-Mail über die Liveschaltung Ihres Kataloges informiert. Eine Statusübersicht des Kataloges finden Sie auch unter dem Menüpunkt „Qualitätsmanagement“ im e-Shop.

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihren Katalog einfach verbessern können:

• Produktbilder, Beschreibungen und Anhänge bieten den Kunden detaillierte Informationen über einen Artikel. 
• Die Angabe spezifischer Merkmale ist essenziell, damit Kunden das gewünschte Produkt leicht finden können. Nähere Informationen zur Hinterlegung von Produktmerkmalen finden Sie hier.
• Ein Konfigurator hilft dabei, ähnliche Produkte – etwa in verschiedenen Größen oder Farben – übersichtlich darzustellen und die Auswahl zu erleichtern.

ECLASS ist ein ISO/IEC-normenkonformer Industriestandard für die Klassifizierung und Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen. Im e-Shop erleichtert sie Kunden die Suche und den Vergleich von Produkten. Umso besser Sie Ihre Produkte klassifizieren, desto einfacher findet der Kunde Ihre Produkte im e-Shop.

Wir verwenden aktuell die ECLASS Version 13.0. alle weiteren Informationen zur ECLASS finden Sie unter ECLASS Basic & Advanced Content Suche - ECLASS. 

Die Verwendung der ECLASS ist kostenfrei.

Ja, Sie haben die Möglichkeit, Lagermengen direkt im e-Shop manuell für jedes Produkt einzutragen. Alternativ können Sie Ihre Lagerbestände als CSV-Datei per sFTP bereitstellen. Der e-Shop ruft diese Daten regelmäßig ab und aktualisiert die Verfügbarkeit Ihrer Produkte automatisch.

Die Bestandsverwaltung für Ihren Katalog muss von der BBG freigegeben werden. 
Hierfür kontaktieren Sie bitte unser Vertrags- und Qualitätsmanagement: qualitaetsmanagement(at)bbg.gv.at

Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, erhalten Sie vom System automatisch eine Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse, die Sie im Stammdatenblatt angegeben haben. Über den Link in dieser E-Mail gelangen Sie direkt zur Bestellung oder Sie loggen sich in den e-Shop ein und navigieren im Menü links zu „Bestellungen“. Dort müssen Sie die Bestellung zunächst auswählen und dann im Menü oben auf „Bestellannahme“ klicken, um sie zu akzeptieren. Andernfalls erhalten Sie täglich eine E-Mail-Benachrichtigung über die offene Bestellungen im e-Shop.

Falls eine Auftragsbestätigung erforderlich ist, dies kann in der E-Mail angegeben sein oder ist im Vertrag festgelegt, müssen Sie diese innerhalb der vorgegebenen Frist im e-Shop für die jeweilige Bestellung durchführen. Anschließend liefern Sie die Ware an den Kunden und stellen über den e-Shop die Rechnung.

Eine Stornierung muss einvernehmlich erfolgen. Im e-Shop erhalten Sie eine Stornoanfrage vom Kunden, die Sie entweder annehmen oder ablehnen können. Der Status einer Bestellung wird dabei als "storniert" angezeigt. Sie können die Bestellung dann auswählen und in der Menüleiste den Button “Annahme Storno” klicken, um der Stornierung zuzustimmen. Dies ist für jede Stornierung erforderlich. 

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über jede Stornoanfrage.

Bitte beachten Sie, dass jede Bestellung über den Menüpunkt "Bestellannahme" angenommen werden muss, selbst wenn sie storniert wurde.

Wenn Sie den Anfrageprozess gestartet haben und die Pflichtfelder befüllt wurden, müssen Sie Ihr Angebot hochladen. Bitte beachten Sie, dass dies NICHT in dem Kommentarfeld in der Angebotshülle gemacht wird, sondern über den Menüpunkt „Freiform hinzufügen“ erfolgt.
Hier wählen Sie zuerst die Geschäftszahl aus und anschließend, ob Sie eine schnelle oder eine detaillierte Erfassung machen möchten. In beiden Fällen haben Sie die Option ein PDF hochzuladen.
Wir empfehlen die detaillierte Erfassung mit einer Stückliste, da nur so Teilstornierungen oder Teilrechnungen möglich sind. Zudem ermöglicht die detaillierte Erfassung eine Auswertung auf Positionsebene bei Bestellungen.

In unserem Lieferantenhandbuch wird ab Punkt 3.1 der komplette Anfrageprozess beschrieben.
 

Ja, wenn Sie einen Produktkatalog im e-Shop veröffentlicht haben, können Sie über die elektronische Bestellvorlage auch Katalogprodukte hinzufügen und somit für den Kunden einen Warenkorb zusammenstellen. Es ist dabei auch möglich, einen Mischwarenkorb für den Kunden mit zusätzlichen Freitextpositionen zu erstellen. Produkte, die nicht im Katalog enthalten sind, fügen Sie per Freitext unter dem Menüpunkt “Freiform hinzufügen” hinzu.

Wenn ein Kontakt bei der Erstellung der elektronischen Bestellvorlage nicht gefunden werden kann, bedeutet das, dass dieser keinen Zugang zum e-Shop hat. Sie können das Angebot jedoch der Organisation zuweisen, bei der die betreffende Person beschäftigt ist, und erhalten am Ende einen Einlösecode. Dieser Einlösecode ermöglicht es jedem e-Shop-Benutzer dieser Organisation, auf das Angebot zuzugreifen und es zu bestellen.

Eine Rechnung, die bereits beim Kunden eingelangt ist, können Sie nicht stornieren oder bearbeiten, nur gutschreiben. Hierfür wählen Sie die Rechnung aus und klicken anschließend auf den Button “Gutschrift erstellen”. Wenn Sie anschließend die Rechnung neu erstellen, verwenden Sie bitte auch eine neue Rechnungsnummer, die alte Nummer kann nur in abgeänderter Form (z.B. Rechnungsnummer + eine weitere Zahl oder ein Sonderzeichen) verwendet werden.

Sie erhalten nach Versand einer Rechnung eine automatische E-Mail mit einer Kopie der erstellen Rechnung. Sollte die Rechnung nicht erfolgreich versendet werden können, erhalten Sie eine automatische E-Mail mit der Fehlermeldung. Sollten Sie Fragen zur Fehlermeldung haben, wenden Sie sich bitte an e-procurement(at)bbg.gv.at.