Details zur Lebensmittelbeschaffung über Rahmenvereinbarungen der BBG

Die Bundesbeschaffung GmbH wurde 2001 als Einkaufsdienstleister des Bundes gegründet und nimmt gesetzlich Aufgaben auf dem Gebiet des Beschaffungswesens mit dem Ziel einer ökonomisch sinnvollen Volumens- und Bedarfsbündelung zur Optimierung der Einkaufsbedingungen des Bundes nach wirtschaftlichen und qualitativen Kriterien wahr. 

Darüber hinaus ist die BBG ebenfalls kraft Gesetz Lösungspartner in Beschaffungsfragen nicht nur für den Bund, sondern auch für Bundesländer, Städte und Gemeinden, ausgegliederte Unternehmen, Einrichtungen aus dem Gesundheits- und Bildungsbereich sowie Feuerwehren u.v.m. 

Die öffentliche Hand beauftragt laut WIFO (WIFO 2023, Die Rolle des öffentlichen Vergabewesens für eine klimaneutrale Produktions- und Lebensweise in Österreich) jährlich Leistungen im Ausmaß von rund 72 Milliarden Euro. Die BBG ermöglichte davon im Jahr 2023 Beschaffungen in Höhe von etwas mehr als 3 Milliarden Euro. Lebensmittelbeschaffungen über die BBG belaufen sich auf knapp 145 Millionen Euro, knapp 65 Millionen Euro davon durch den Bund.

Die BBG schließt auf Basis eingemeldeter Bedarfslagen bzw. Bedarfsentwicklungen und unter Berücksichtigung historischer Abrufwerte nach Durchführung transparenter und europaweiter Ausschreibungen überwiegend sogenannte Rahmenvereinbarungen ab. Eine Rahmenvereinbarung ist gemäß § 31 Abs. 7 BVergG 2018 eine Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmern. Sie hat zum Ziel, die Bedingungen für die Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraumes vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere in Bezug auf den in Aussicht genommenen Preis und gegebenenfalls die in Aussicht genommene Menge. 

Aufgrund einer Rahmenvereinbarung wird nach Abgabe von Angeboten eine Leistung von einer Partei der Rahmenvereinbarung bezogen. Auf Basis dieser Rahmenvereinbarungen können der Bund und alle weiteren öffentlichen Auftraggeber entsprechende Aufträge (gemäß § 155 BVergG 2018) erteilen und somit konkrete Beschaffungen durchführen.

Die Bundesministerien haben sich innerhalb ihrer Zuständigkeitsbereiche selbst zum naBe-Aktionsplan des BMK und dessen Umsetzung verpflichtet. Der naBe-Aktionsplan des BMK dient mit seinen Kriterien zur Konkretisierung der Umweltgerechtheit der zur Ausschreibung gelangenden Leistung gemäß § 20 Abs. 5 BVergG 2018. Die BBG ist per Eigentümerweisung dazu verpflichtet, den Ressorts einen naBe-konformen Einkauf zu ermöglichen. Darüber hinaus zählen aber auch eine Vielzahl weiterer öffentlicher Auftraggeber zum BBG-Kundenkreis, die dem naBe-Aktionsplans des BMK nicht unterliegen.

naBe-Kriterien werden in allen Lebensmittelausschreibungen der BBG berücksichtigt. 
Als Einkaufsdienstleister für den Bund und öffentliche Auftraggeber hat sich die BBG zur Unterstützung einer wirkungsorientierten, effizienten öffentlichen Verwaltung und einem fairen und transparenten Wettbewerb in den Vergabeverfahren verschrieben. Diese Grundpfeiler, sowie auch weitere strategische Beschaffungsziele und die Kriterien des naBe-Aktionsplans des BMK werden den relevanten Ausschreibungen in diesem Zusammenhang zugrunde gelegt. 
Der naBe-Aktionsplan des BMK enthält im Bereich der Lebensmittelbeschaffung Spezifikationen sowohl für Lebensmittel aus biologisch/ökologischer Erzeugung als auch aus konventioneller Erzeugung (Quelle: naBe-Aktionsplan: Lebensmittel und Verpflegungsdienstleistungen). Dieser Umstand wird vielfach nicht beachtet. Oft wird nachhaltig nur mit biologisch/ökologisch in Verbindung gebracht, was jedoch hinsichtlich des naBe-Aktionsplans des BMK falsch ist. Bei Lebensmittelausschreibungen der BBG werden die im naBe-Aktionsplan angeführten technischen Spezifikationen mit dem Fokus auf Tierwohl und Lebensmittelqualität mit Nachweisen wie z.B. dem AMA-Gütesiegel oder BIO-Zertifizierungen gefordert. Im Leistungsverzeichnis der BBG-Rahmenvereinbarungen sind etwa BIO-Produkte beim Produktnamen mit “BIO” betitelt. 

Die wesentlichen Kriterien für die Beschaffung von Lebensmitteln und Verpflegungsdienstleistungen sind unter anderem:

• Hohe Tierwohlstandards für die Beschaffung von Lebensmitteln tierischer Herkunft
• Tierische Produkte aus GVO-freier Fütterung
• Fisch aus regionalen Gewässern oder nachhaltigen Aquakulturen
• Kaffee und schwarzer Tee aus fairem Handel
• Klimateller: Täglich mindestens ein vegetarisches oder veganes Hauptgericht, das saisonal und regional ist und mindestens eine biologische Hauptzutat enthält
• Herkunftskennzeichnung für Fleisch, Eiern und Milch
• Mehrwegsysteme für Verpackungen und Transportsysteme
• Maßnahmen zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen

Im Zuge des Vergabeverfahrens prüft die BBG die eingelangten Angebote u.a. hinsichtlich Vorliegens der erwähnten Nachweise. 

Die BIO-Quote sowie die Quoten für Tierwohl und GVO-freier Fütterung im naBe-Aktionsplan stellen als rein finanzielle Messgrößen Zielvorgaben an die Ressorts dar. Diese haben in Bezug auf die BIO-Quote in der Planung, Budgetierung und sodann Umsetzung innerhalb eines Kalenderjahres zu gewährleisten, dass ein Mindestanteil aller beschafften Lebensmittel aus biologischer/ökologischer Erzeugung stammt. Da sich die BIO-Quotenerfüllung gemäß Regelung des naBe-Aktionsplans über alle Lebensmittelbeschaffungen sämtlicher Lebensmittelproduktgruppen berechnet, kann folglich die BIO-Quotenerfüllung nicht pro Ausschreibung und schon gar nicht pro Produktabruf ausgewiesen werden. Die Lebensmittel-Rahmenvereinbarungen der BBG ermöglichen jedenfalls auch den Abruf von BIO-Produkten und somit konkrete Beschaffungen durch die Dienststellen des Bundes, die diesen eine Erfüllung der Quote ermöglichen. Die Quoten für Tierwohl und GVO-freier Fütterung folgen der gleichen Logik – hier erfolgt die Berechnung eingeschränkt auf die relevanten Lebensmittelproduktgruppen.

Die aktuell laufenden Ausschreibungen der BBG sind naBe-konform.
Ausschreibungen der BBG berücksichtigen im Rahmen der Volumens- und Bedarfsbündelung auch Bedarfe von öffentlichen Auftraggebern, die nicht dem naBe-Aktionsplan unterliegen.

Die aktuelle Ausschreibung „Frischgeflügel“ (GZ 4401.03830) fördert insbesondere den Aspekt Regionalitätund enthält u.a. sieben regionale Lose, in denen der Anteil an naBe-konformen Produkten bei 80% liegt. Die Produkte Huhn „Standard“ bzw. Pute „Standard“ werden für BBG-Kunden ausgeschrieben, die sich nicht dem naBe-Aktionsplan verpflichtet haben. Zusätzlich enthält die genannte Ausschreibung zwei reine BIO-Lose, welche in Summe 25% des Abrufwertes betragen. 

Die kürzlich abgeschlossene Rahmenvereinbarung „BIO-Molkereiprodukte“ (GZ 4401.04862) berücksichtigt ausschließlich BIO-Produkte und ist somit zu 100% naBe-konform!

naBe-Hinweise erfolgen bei Rahmenvereinbarungen im e-Shop der BBG.
In naBe-relevanten Produktgruppen erfolgt ein naBe-Hinweis auf Vertragsebene. Dieser bezieht sich auf die Anwendung der naBe-Kriterien ausschließlich zum Zeitpunkt der Ausschreibung und hat den Zweck darauf hinzuweisen, dass die betreffende Rahmenvereinbarung einen Abruf naBe-konformer Produkte ermöglicht. Für Lebensmittel gibt es aktuell keine elektronischen Kataloge und damit auch keine Produktauslobungen. Darüber hinaus werden Bestellungen zwischen Bedarfsträgern und Lieferanten oft im kurzen Weg, und nicht über den e-Shop der BBG durchgeführt.

Die Ministerien werden laufend über das Forum „Österreich isst regional“ (FÖIR), die naBe-Plattform sowie durch die BBG selbst (durch schriftliche Kundeninformationen) über die naBe-Einkaufsmöglichkeiten im e-Shop bzw. in den Rahmenvereinbarungen informiert. 

Ministerien beziehen Lebensmittel zum Teil über, aber nicht von der BBG. 
Die BBG arbeitet nach dem Vermittler- und nicht nach dem Großhändlermodell. D.h. es werden mittels Rahmenvereinbarungen Produktsortimente verfügbar gemacht, wobei die Kunden im Abruf aus den Rahmenvereinbarungen gemäß § 155 BVergG 2018 völlig frei sind und diesen auch ex lege selbst zu verantworten haben. 

Die Bestellungen bzw. die Beschaffungen werden direkt zwischen dem Kunden und den jeweiligen Lieferanten abgewickelt. Die BBG übt hier keinerlei Einfluss auf die Abrufe der Dienststellen aus - die Verantwortung für die konkreten Planungen, Budgetierungen sowie Bestellungen bzw. die angeforderten Spezifizierungen (beispielsweise „BIO“) liegt bei den auftraggebenden Stellen, nicht bei der BBG. Diese wissen selbst am besten, mit welchen Maßnahmen die Zielsetzungen erreicht werden können.

Da die konkrete Produktbestellung in der Folge nicht durch die BBG und auch nicht an die BBG erfolgt, kann die BBG die von den öffentlichen Stellen beschafften Produkte nicht prüfen. Darüber hinaus dürfen die Ressorts und deren Dienststellen ex lege bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen Beschaffungen selbst durchführen. Die Lebensmittelbeschaffung des Bundes erfolgt daher nicht durchgängig über die BBG.

Das naBe-Monitoring wird laufend weiterentwickelt. 
Im Rahmen der naBe-Governance wurde ein Pilotprojekt entwickelt, dessen erste Phase im Sommer 2024 abgeschlossen wird. Das naBe-Monitoring liegt originär im Steuerungsbereich des BMK, das für den naBe-Aktionsplan federführend zuständig ist. Die BBG hat hier einen wesentlichen Teilbeitrag zur Datenlieferung für den Bereich Lebensmittel geleistet.

Um die Ressorts hinkünftig besser beim Monitoring zu unterstützen, wird die BBG nunmehr im Lebensmittelbereich auch eigene „Bio-Rahmenvereinbarungen“ bzw. „Bio-Lose“ ausschreiben, aus welchen ausschließlich Bio-Produkte bezogen werden können.