Auf ein Wort mit Jürgen Jonke, Bereichsleiter strategische Beschaffung

Beschaffungen der öffentlichen Hand wecken immer wieder Interesse, haftet dem Vergaberecht doch ein wenig der Mythos des „Komplizierten“ und „Sperrigen“ an. Interessierte fragen daher immer wieder bei uns nach, wie eigentlich eine öffentliche Vergabe beginnt und wie diese abläuft.

Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) bietet als verlässlicher Einkaufspartner seit 21 Jahren ein umfassendes Produkt- und Dienstleistungsportfolio für öffentliche Auftraggeber. Das Angebot wird von den Kunden – Bundesministerien, den Bundesländern und Landesorganisationen, Städten und Gemeinden, aber auch ausgegliederte Unternehmen, Hochschulen und Einrichtungen im Gesundheits- und Bildungsbereich sowie Feuerwehren – genutzt. Als Regelwerk für öffentliche Vergabe gibt es das Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018).

Wir haben nachgefragt, warum dieses Regelwerk nötig ist und wer davon profitiert. Jürgen Jonke, Bereichsleiter der strategischen Beschaffung der BBG, der bereits seit dem Gründungsjahr 2001 in der BBG tätig ist, gewährt einen Blick hinter die Kulissen. Seine Ausführungen zeigen, dass der Ablauf von öffentlichen Beschaffungen in vielen Bereichen vergleichbar mit großen privaten Anschaffungen ist. Zwar formeller, und das aus gutem Grund, aber immer mit der Zielsetzung, Steuergeld rechtssicher zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu investieren.

Interview zum Thema: „Wie läuft eine öffentliche Vergabe ab?“

Warum ist eine öffentliche Vergabe notwendig, beispielsweise wenn eine öffentliche Einrichtung neue Laptops kaufen will?

Unsere Kunden unterliegen als öffentliche Auftraggeber im Gegenteil zu privaten Käufern dem Vergaberecht. Damit kann die Gleichbehandlung aller Bieter, volle Transparenz sowie ein freier und lauterer Wettbewerb sichergestellt werden. Somit ist das bestmögliche Preis-/Qualitätsverhältnis sichergestellt. Und das ist auch gut so, schließlich geht es dabei um unser aller Steuergeld. Und Sie machen ja auch Vergleiche zwischen mehreren Anbietern, bevor Sie einen Laptop kaufen.

Und trotzdem darf nicht gleich einfach gekauft werden? Warum eigentlich?

Um diese vorhin angesprochenen Vorteile wie z.B. das beste Preis-/Leistungsverhältnis sicher stellen zu können, sind formelle Vergabeverfahren erforderlich. Transparenz und Bietergleichbehandlung kann es schließlich nur dann geben, wenn für alle die gleichen Voraussetzungen geschaffen werden und das alles auch entsprechend formal und dokumentiert abgearbeitet wird. Das bringt einen Aufwand mit sich, und zwar für alle Beteiligten. Für die, die den Bedarf haben und für die Bieter. Das ist eben der „Trade Off“ dafür. Als BBG setzen wir genau da an. Wir helfen unseren Kunden, ihren tatsächlichen Bedarf zu identifizieren. Wir sind die Übersetzer des Kundenbedarfs, das Bindeglied zum Markt und wickeln die zugegebenermaßen administrativ aufwändigen Vergabeverfahren auch selbst ab.

Wie hilft die BBG dabei ein sehr gutes Einkaufsergebnis zu erzielen?

Als professioneller Einkaufsdienstleister setzen wir uns zum einen mit den Bedarfen unserer Kunden und zum anderen den betreffenden Märkten sowie deren spezifischen Eigenschaften intensiv auseinander. Wir erheben die Bedarfe und fassen diese strukturiert zusammen. Das nennen wir Bündelung. Damit stärken wir unsere Nachfragemacht und nutzen die marktseitigen Skaleneffekte bestmöglich aus. Schließlich ist es ein deutlicher Unterschied, ob ich ein Fahrzeug oder 500 Fahrzeuge kaufe. Und dieser Unterschied macht sich sowohl im Preis als auch im Servicebemühen des Verkäufers deutlich positiv bemerkbar. Auch das kennt man sicherlich von privaten Käufen, wo man auch Gelegenheiten nutzt, um gemeinsam mit der Familie oder Bekannten einzukaufen.

Wenn man von Bündelung spricht, dann denkt man dabei auch gleich an „Standardisierung“. Das wenden wir aber nur dort an, wo man tatsächlich ausschließlich nach Normen gehen kann und es keine relevanten Qualitätsabweichungen am Markt gibt, wie bei Strom oder Kraftstoffen zum Beispiel. Im Regelfall erzielen wir unsere Bündelungseffekte durch Modularisierung. Das heißt, dass wir allfällig unterschiedliche Anforderungen durch unterschiedliche Konfigurations- oder Kombinationsvarianten abbilden. Damit wird sichergestellt, dass jeder Kunde tatsächlich das bekommt, was er braucht. Natürlich setzen wir auch bei den Spezifikationen an und versuchen diese so marktkonform wie möglich zu gestalten, um den größtmöglichen Wettbewerb zu gewährleisten. Die mit der Ausschreibungserstellung betrauten Kolleginnen und Kollegen verfügen darüber hinaus über eine exzellente einkaufsstrategische Ausbildung. Sie sind daher in der Lage, für jeden Bedarf und jedes Marktumfeld mittels sogenanntem Einkaufshebel, das jeweils bestmögliche Preis-/Leistungsergebnis zu erzielen.

Bei so einer Markterkundung wird sich wahrscheinlich jeder Anbieter von seiner besten Seite zeigen wollen? Wie stellt man dann sicher, dass alle fair und gleichbehandelt werden?

Bei der Marktanalyse setzen wir natürlich nicht nur auf allgemeine Recherchequellen, sondern auch auf strukturierte, dokumentierte Marktgespräche. Nur so bekommen wir einen detaillierten Überblick über die konkreten, marktverfügbaren Produkte und Dienstleistungen sowie über deren Merkmale und Unterschiede. Natürlich sind die Erkenntnisse aus solchen Gesprächen immer zu hinterfragen und zu verifizieren – schließlich liegt es in der Natur der Sache, dass jeder potenzielle Bieter sein Produkt als das Beste darstellen möchte. Dieses Phänomen kennen wir alle aus unseren privaten Einkaufsaktivitäten. Entsprechend ist es auch unsere Aufgabe alle Informationen zu prüfen, bevor wir in eine Ausschreibung gehen. Um die Bietergleichbehandlung zu gewährleisten, haben wir sehr restriktive Vorgaben, was die Durchführung solcher Marktgespräche betrifft. Das ist sicherlich einer der Unterschiede zum privaten Einkauf, dort gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zur Bietergleichbehandlung. Natürlich halten wir auch zu Recht die sehr strengen Compliance-Anforderungen ein.

Nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung können öffentliche Einrichtungen Ihre Bestellungen tätigen, also Kaufverträge abschließen? Gibt es trotz der Regelungen auch Platz für individuelle Wünsche? Kann ich zum Beispiel auswählen welche Farbe ein Auto hat?

Das hängt von der jeweiligen Vertragsform ab. Im Regelfall setzen wir Rahmenvereinbarungen mit einem Auftragnehmer um und dabei gibt es die sogenannte Konkretisierungsmöglichkeit. Das heißt, unsere Kunden als öffentliche Auftraggeber können das betreffende Produkt entsprechend allfälligen individuellen Anforderungen adaptieren. Die Farbe gehört hier beispielsweise dazu. Solange die vergaberechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, gibt es hier viele Möglichkeiten.

Öffentliche Einrichtungen profitieren also in dem sie sich ein eigenes Vergabeverfahren ersparen und selbst keine Preisvergleiche anstellen zu müssen. Welche Vorteile gibt es noch?

Die rasche Verfügbarkeit ist sicher auch ein wesentliches Kriterium. Wenn z.B. heute per Gemeinderatsbeschluss der Kauf eines Feuerwehrfahrzeuges genehmigt wird, steht es wesentlich schneller in der Feuerwehrgarage, wenn es aus einer BBG-Vereinbarung abgerufen wird, als wenn man es selbst ausschreiben würde. Da geht es eben nicht nur um den Arbeitsaufwand, sondern auch um die Durchlaufzeiten eines solchen Vergabeverfahrens. 6 Monate und mehr sind die Regel. Ein Abruf über den e-Shop der BBG dauert hingegen ca. 5 Minuten – so lange man eben für ein paar Mausklicks benötigt!

Vielen Dank für das Interview!