Schnittstellen für Lieferanten im e-Shop der BBG

Sie beliefern öffentliche Auftraggeber über die BBG-Rahmenvereinbarungen und verwenden dabei auch eigene elektronische Systeme?
Dabei kann es erforderlich sein, dass Sie Daten doppelt erfassen oder Dokumente manuell zwischen Ihrem System und dem e-Shop übertragen müssen. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Um dieses Problem zu umgehen, bieten wir Ihnen kostenlose, standardisierte Schnittstellen, die Ergebnisse im Hintergrund automatisch und reibungslos zwischen dem e-Shop der BBG und ihren Systemen synchronisieren. So können Sie Ihre bewährten Systeme weiterhin einsetzen.
Für Abläufe, die Ihre eigenen Systeme nicht abdecken, können Sie die Funktionalitäten des e-Shops nutzen. Somit ist der e-Shop die Hauptplattform für Ihre Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, während Sie als Lieferant flexibel mit Ihren etablierten Systemen arbeiten können.

Unsere Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Abwicklung des gesamten Bestellprozesses zwischen Ihnen als Lieferant und Ihren Kunden in der öffentlichen Hand – von der Suche bis zur Rechnungslegung.

Wir setzen dabei auf einfache Lösungen basierend auf XML-Standards für Dokumente und CSV für Lagerbestände. Die Übertragung erfolgt hauptsächlich über sFTP für eine unkomplizierte Abwicklung. Die folgende Abbildung veranschaulicht die Übertragungswege und Basisformate der Schnittstellen auf einen Blick. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Exporte aus Ihrem System, nur die Bestellung wird importiert.

Übertragungswege und Basisformate der Schnittstellen

Details zu den Schnittstellen

In den folgenden Klappboxen finden Sie Details zu den wesentlichen Schnittstellen für BBG-Lieferanten.

Sie stellen Ihre Lagerstände als CSV-Datei via sFTP zur Verfügung. Der e-Shop holt diese Daten regelmäßig ab und aktualisiert die Verfügbarkeit Ihrer Produkte.

Format: CSV
Übertragung: sFTP
Download: Entwicklerpaket

Sie erstellen ein Angebot in Ihrem System und stellen es im Opentrans-Format für den e-Shop bereit. Anschließend werden die Angebote den Kunden nach erfolgreicher Prüfung zur Verfügung gestellt.

Format: XML (Opentrans)
Übertragung: sFTP
Download: Entwicklerpaket

Sie erhalten Bestellungen im strukturierten xCBL-Format direkt in Ihr System und können diese effizient weiterverarbeiten.

Format: XML (xCBL Order)
Übertragung: sFTP oder E-Mail
Download: Entwicklerpaket

Sie erstellen Auftragsbestätigungen in Ihrem System und übertragen diese als xCBL-Dateien an den e-Shop. So werden Ihre Kunden umgehend über den Auftragsstatus informiert.

Format: XML (xCBL Order Confirmation)
Übertragung: sFTP
Download: Entwicklerpaket

Sie erstellen Lieferavise in Ihrem System und übertragen diese als xCBL-Dateien an den e-Shop. Ihre Kunden können den voraussichtlichen Liefertermin im e-Shop einsehen.

Format: XML (xCBL Advanced Shipment Notice)
Übertragung: sFTP
Download: Entwicklerpaket

Sie erstellen elektronische Rechnungen in Ihrem System und senden diese an das BBG e-Rechnungs-Gateway. Das Gateway konvertiert die Rechnung in das gewünschte Format des Kunden und stellt sie als XML oder PDF zu.

Formate: XML (ebInterface, UBL, iDoc, ebUtilities, CII)
Übertragung: E-Mail, sFTP, SOAP oder HTTPS
Detailinformationen zur E-Rechnung finden Sie hier: E-Rechnung | Bundesbeschaffung GmbH (bbg.gv.at)

Hinweis: Wenn Ihr System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann, können Sie diese alternativ im e-Shop über ein Formular erfassen.

Die elektronische Rechnungslegung beruht auf gesetzlichen Verpflichtungen:

Seit 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch in strukturierter Form einzubringen. Seit diesem Zeitpunkt werden von Bundesdienststellen keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Die gesetzlichen Regelungen dazu finden sich im IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG BGBl. I Nr. 35/2012 §5) und der E-Rechnungsverordnung.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen, strukturierten Format ausgestellt und empfangen wird. PDF ist hier nicht ausreichend.

Kontakt:

Das E-Procurement-Team der BBG steht Ihnen gerne zur Seite, um Ihnen bei der Identifizierung und Implementierung maßgeschneiderter Lösungen behilflich zu sein.